2021-07-12

Transkrypcja aktu

URZĄD STANU CYWILNEGO

36-200 BRZOZÓW, ul. Rynek 10

TRANSKRYPCJA

 

 PRZENIESIENIE ZAGRANICZNEGO DOKUMENTU STANU CYWILNEGO

 DO REJESTRU STANU CYWILNEGO W POLSCE

 

1.     INFORMACJA OGÓLNA

Akt urodzenia, małżeństwa i zgonusporządzony poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji art. 104 p. o a.s.c.

Transkrypcjapolega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego, ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ i nie budzi wątpliwości co do autentyczności.  Przeniesienia treści zagranicznego dokumentu dokonuje się zarówno językowo jak i formalnie bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego

2.     ZAŁATWIANIE SPRAWY

1/. Wnioskodawca

  • osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji - (wzór wniosku w załączeniu),
  • pełnomocnik osoby, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji /wymagane pełnomocnictwo/ - (wzór pełnomocnictwa w załączeniu),
  •  inna osoba, która wykaże interes prawny lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.

 

2/. Miejsce składania wniosku o transkrypcję

·         wybrany kierownik urzędu stanu cywilnego,

 

3/. Wymagane dokumenty

  • wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego,
  • oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnegobędący dowodem zdarzenia
    i świadectwem jego rejestracji,
  • urzędowe tłumaczenie zagranicznego dokumentu na język polski(nie dotyczy: odpisów na drukach wielojęzycznych)dokonane przez:

- tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,

- tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach

  członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego ObszaruGospodarczego (EOG),

- konsula (za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty
przetłumaczone z języka obcego na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym
i poświadczone przez konsula  oraz  dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski)

  • oświadczenie małżonków o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa oraz nazwiskach dzieci zrodzonych z tego małżeństwa art. 106 ust. 1 p. o a.s.c,(dotyczy: jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniach małżonków w sprawie noszonego swojego nazwiska po zawarciu małżeństwa oraz nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa), można złożyć z wnioskiem o transkrypcję

mogą złożyć w składanym wniosku o transkrypcję, albo w każdym czasie  do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji,  

  • pełnomocnictwo,jeżeli zostało udzielone przez osobę, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji,
  • ważny dokument stwierdzający tożsamość(do wglądu),

·         dowód zapłaty opłatyskarbowej /50zł/

 

 

4/. Inne informacje n/t dokonywania transkrypcji

 

·         Wniosek o transkrypcję za pośrednictwemkonsula

Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego można złożyć za pośrednictwem polskiego konsula, który przesyła go wraz z wymaganymi dokumentami do wybranego przez wnioskodawcę kierownika urzędu stanu cywilnego na terenie RP.

 

·         Wniosek o uzupełnienie brakujących danych lub sprostowanie danych transkrybowanego aktu stanu cywilnego art. 35 i 37 p.o a.s.c.

Jeżeli akt stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji nie zawiera wszystkich wymaganych danych lub zawiera dane niezgodne z aktami stanu cywilnymi stwierdzającymi zdarzenie wcześniejsze ale dotyczą tej samej osoby której dotyczy wpisany akt, należy wystąpić do kierownika urzędu stanu cywilnego który go sporządził o jego uzupełnienie lub sprostowanie.

Uzupełnienia lub sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje się na podstawie:

- innych aktów stanu cywilnego, zagranicznego dokumentu jeżeli w państwie jego wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego lub na podstawie innego zagranicznego dokumentu który potwierdza stan cywilny wydany w państwie w którym nie jest prowadzona rejestracja.

 

·         Dostosowanie pisowni danych do reguł pisowni polskiej art. 104 ust. 7 p.o a.s.c.

Na wniosek osoby, której akt dotyczy i która posługuje się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Polsce, kierownik stanu cywilnego dokonując transkrypcji zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, dostosowuje pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej (dotyczy: jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji)

 

·         Pisownia nazw zagranicznych miejscowości art. 104 ust. 8 p.o a.s.c.

 

Nazwy miejscowości położone poza granicami RP zamieszcza się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

 

·         Obowiązek dokonania transkrypcji art. 104 ust. 5 p.o a.s.c.

 

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego:

-posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenie wcześniejsze sporządzony na terytorium
  Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego,

- ubiega się o polski dokument tożsamości,

- ubiega się o nadanie numeru PESEL.

 

·         Obowiązek powiadamiania o dokonaniu transkrypcji art. 106 p.o a.s.c.

 

- w przypadku, gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, (dotyczy: jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca).

- w przypadku, gdy transkrypcji dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska,

- w przypadku, gdy transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.

 

·         Odmowa dokonania transkrypcji i tryb odwoławczy

 

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:

1. przedstawiony kierownikowi urzędu stanu cywilnego dokument:

     - w państwie jego wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie
        ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ,

     - budzi wątpliwości, co do jego autentyczności,

     - potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,

2. zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo              
    zdarzenia,

3. dokonanie transkrypcji byłaby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku   
    prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

 

Odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej, od której służy prawo wniesienia odwołania do Wojewody Podkarpackiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie
14 dni od dnia doręczenia decyzji.

 

·         Legalizacja zagranicznych dokumentów

 

Wnioskodawca przedkładający zagraniczny dokument może zostać wezwany przez kierownika urzędu stanu cywilnego do uwierzytelnienia dokumentu przez jegolegalizację

Uwzględniając Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191z dnia 06 lipca 2016r.  w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w UE zniesiona została legalizacja i apostille w odniesieniu do państw członkowskich UE.

 

3. OPŁATY

Wysokość pobieranej opłaty skarbowej i miejsce jej uiszczenia:

  • transkrypcja i wydanie wnioskodawcy odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji – 50,00 zł.
  • pełnomocnictwo udzielone do dokonania transkrypcji – 17,00 zł (nie dotyczy: jeżeli pełnomocnictwo zostało udzielone: wstępnym/rodzice, dziadkowie/, zstępnym/dzieci, wnuki/ oraz rodzeństwu lub małżonkowi),
  • uzupełnienie lub sprostowanie aktu stanu cywilnego – 39,00 zł (płatne osobno za każdy rodzaj wykonywanej czynności),
  • opłatę można uiścić:

- na miejscu w USC Brzozów, ul. Rynek 10,

- przelewem na konto Urzędu Miejskiego w Brzozowie, ul. Armii Krajowej 1

  bank: PKO Bank Polski SA Oddział w Brzozowie,

  nr rachunku: 81 1020 4391 0000 6702 0171 7768

4. PODSTAWA PRAWNA

  • Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463 z późn. zm.).
  • Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2086 z późn. zm.).
  • Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1000 z późn. zm.).

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

 

·         Administratorem danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych
w Urzędzie Stanu Cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Brzozowie,

·         Inspektor ochrony danych osobowych- Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Brzozowie wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, poprzezadres e-mail: um_brzozow@brzozow.pl,formularz kontaktowy pod adresem https://www.brzozow.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora : Urząd Miejski Brzozów, ul. Armii Krajowej 1, tel. 13/43 410 50,

·         Cele przetwarzania Pani/Pana danych-  dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk,

·         Konieczność przetwarzania danychprzetwarzanie Pani/Pana danych jest konieczne dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów osób których dane dotyczą, innych osób fizycznych lub celu publicznego, z zachowaniem podstawowego prawa i wolności każdej osoby, a i ich podanie w zakresie wymaganym ustawami jest obligatoryjne,

·         Podstawa prawna przetwarzania danych:

1.        Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych,

2.        Ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego,

3.        Ustawa o zmianie imienia i nazwiska,

4.        Ustawa Kodeks rodzinny i opiekuńczy,

5.        Ustawa Prawo prywatne międzynarodowe

·         Odbiorcy Pani/Pana danych i ich czas przechowywania:

1.        Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie osoby i podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa,

2.        Danedotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska,

3.        Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

4.        Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą w czasie określonym przepisami prawa, (100 lat dotyczące urodzenia i 80 lat dotyczące małżeństwa i zgonu),

·         Prawa Pani/Pana jako Podmiotu danych

1.        prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania,

2.        prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych w razie stwierdzenia naruszenia przepisów Rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO)

 

Opracował/a

Magdalena Dąbrowska

13.02.2020

Zatwierdził

Piotr Stańko

 

Osoba odpowiedzialna za aktualizację karty

Magdalena Dąbrowska

 

       

 

Załączniki

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskich 1/3, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP dla osób wskazanych we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu.
Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, pisemnie na adres siedziby administratora, lub na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub listownie – na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod@mc.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..