URZĄD MIEJSKI W BRZOZOWIE

URZĄD STANU CYWILNEGO

36-200 BRZOZÓW, ul. Rynek 10

TRANSKRYPCJA

 PRZENIESIENIE ZAGRANICZNEGO DOKUMENTU STANU CYWILNEGO

 DO REJESTRU STANU CYWILNEGO W POLSCE

1.     INFORMACJA OGÓLNA

Akt urodzenia, małżeństwa i zgonusporządzony poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji art. 104 p. o a.s.c.

Transkrypcjapolega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego, ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ i nie budzi wątpliwości co do autentyczności.  Przeniesienia treści zagranicznego dokumentu dokonuje się zarówno językowo jak i formalnie bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego

2.     ZAŁATWIANIE SPRAWY

1/. Wnioskodawca

• osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji - (wzór wniosku w załączeniu),
• pełnomocnik osoby, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji /wymagane pełnomocnictwo/ - (wzór pełnomocnictwa w załączeniu),
•  inna osoba, która wykaże interes prawny lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.

2/. Miejsce składania wniosku o transkrypcję

·         wybrany kierownik urzędu stanu cywilnego,

3/. Wymagane dokumenty

• wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego,
• oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnegobędący dowodem zdarzenia
  i świadectwem jego rejestracji,
• urzędowe tłumaczenie zagranicznego dokumentu na język polski(nie dotyczy: odpisów na drukach wielojęzycznych)dokonane przez:

- tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,

- tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania tłumaczeń w państwach

  członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego ObszaruGospodarczego (EOG),

- konsula (za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty
przetłumaczone z języka obcego na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym
i poświadczone przez konsula  oraz  dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski)

• oświadczenie małżonków o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa oraz nazwiskach dzieci zrodzonych z tego małżeństwa art. 106 ust. 1 p. o a.s.c,(dotyczy: jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniach małżonków w sprawie noszonego swojego nazwiska po zawarciu małżeństwa oraz nazwisku dzieci zrodzonych z tego małżeństwa), można złożyć z wnioskiem o transkrypcję

mogą złożyć w składanym wniosku o transkrypcję, albo w każdym czasie  do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji,  

• pełnomocnictwo,jeżeli zostało udzielone przez osobę, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji,
• ważny dokument stwierdzający tożsamość(do wglądu),

·         dowód zapłaty opłatyskarbowej /50zł/

4/. Inne informacje n/t dokonywania transkrypcji

·         Wniosek o transkrypcję za pośrednictwemkonsula

Wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego można złożyć za pośrednictwem polskiego konsula, który przesyła go wraz z wymaganymi dokumentami do wybranego przez wnioskodawcę kierownika urzędu stanu cywilnego na terenie RP.

·         Wniosek o uzupełnienie brakujących danych lub sprostowanie danych transkrybowanego aktu stanu cywilnego art. 35 i 37 p.o a.s.c.

Jeżeli akt stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji nie zawiera wszystkich wymaganych danych lub zawiera dane niezgodne z aktami stanu cywilnymi stwierdzającymi zdarzenie wcześniejsze ale dotyczą tej samej osoby której dotyczy wpisany akt, należy wystąpić do kierownika urzędu stanu cywilnego który go sporządził o jego uzupełnienie lub sprostowanie.

Uzupełnienia lub sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje się na podstawie:

- innych aktów stanu cywilnego, zagranicznego dokumentu jeżeli w państwie jego wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego lub na podstawie innego zagranicznego dokumentu który potwierdza stan cywilny wydany w państwie w którym nie jest prowadzona rejestracja.

·         Dostosowanie pisowni danych do reguł pisowni polskiej art. 104 ust. 7 p.o a.s.c.

Na wniosek osoby, której akt dotyczy i która posługuje się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Polsce, kierownik stanu cywilnego dokonując transkrypcji zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, dostosowuje pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej (dotyczy: jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji)

·         Pisownia nazw zagranicznych miejscowości art. 104 ust. 8 p.o a.s.c.

Nazwy miejscowości położone poza granicami RP zamieszcza się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

·         Obowiązek dokonania transkrypcji art. 104 ust. 5 p.o a.s.c.

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego:

-posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenie wcześniejsze sporządzony na terytorium
  Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego,

- ubiega się o polski dokument tożsamości,

- ubiega się o nadanie numeru PESEL.

·         Obowiązek powiadamiania o dokonaniu transkrypcji art. 106 p.o a.s.c.

- w przypadku, gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, (dotyczy: jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca).

- w przypadku, gdy transkrypcji dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska,

- w przypadku, gdy transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli transkrybowany dokument dotyczy małżonków, informuje ich również o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.

·         Odmowa dokonania transkrypcji i tryb odwoławczy

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:

1. przedstawiony kierownikowi urzędu stanu cywilnego dokument:

     - w państwie jego wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie
        ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ,

     - budzi wątpliwości, co do jego autentyczności,

     - potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,

2. zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo              
    zdarzenia,

3. dokonanie transkrypcji byłaby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku   
    prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej, od której służy prawo wniesienia odwołania do Wojewody Podkarpackiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie
14 dni od dnia doręczenia decyzji.

·         Legalizacja zagranicznych dokumentów

Wnioskodawca przedkładający zagraniczny dokument może zostać wezwany przez kierownika urzędu stanu cywilnego do uwierzytelnienia dokumentu przez jegolegalizację

Uwzględniając Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191z dnia 06 lipca 2016r.  w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w UE zniesiona została legalizacja i apostille w odniesieniu do państw członkowskich UE.

3. OPŁATY

Wysokość pobieranej opłaty skarbowej i miejsce jej uiszczenia:

• transkrypcja i wydanie wnioskodawcy odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu transkrypcji – 50,00 zł.
• pełnomocnictwo udzielone do dokonania transkrypcji – 17,00 zł (nie dotyczy: jeżeli pełnomocnictwo zostało udzielone: wstępnym/rodzice, dziadkowie/, zstępnym/dzieci, wnuki/ oraz rodzeństwu lub małżonkowi),
• uzupełnienie lub sprostowanie aktu stanu cywilnego – 39,00 zł (płatne osobno za każdy rodzaj wykonywanej czynności),
• opłatę można uiścić:

- na miejscu w USC Brzozów, ul. Rynek 10,

- przelewem na konto Urzędu Miejskiego w Brzozowie, ul. Armii Krajowej 1

  bank: PKO Bank Polski SA Oddział w Brzozowie,

  nr rachunku: 81 1020 4391 0000 6702 0171 7768

4. PODSTAWA PRAWNA

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 463 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2086 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1000 z późn. zm.).

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych

·         Administratorem danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych
w Urzędzie Stanu Cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Brzozowie,

·         Inspektor ochrony danych osobowych- Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Brzozowie wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, poprzezadres e-mail: um_brzozow@brzozow.pl,formularz kontaktowy pod adresem https://www.brzozow.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora : Urząd Miejski Brzozów, ul. Armii Krajowej 1, tel. 13/43 410 50,

·         Cele przetwarzania Pani/Pana danych-  dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk,

·         Konieczność przetwarzania danych– przetwarzanie Pani/Pana danych jest konieczne dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów osób których dane dotyczą, innych osób fizycznych lub celu publicznego, z zachowaniem podstawowego prawa i wolności każdej osoby, a i ich podanie w zakresie wymaganym ustawami jest obligatoryjne,

·         Podstawa prawna przetwarzania danych:

1.        Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych,

2.        Ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego,

3.        Ustawa o zmianie imienia i nazwiska,

4.        Ustawa Kodeks rodzinny i opiekuńczy,

5.        Ustawa Prawo prywatne międzynarodowe

·         Odbiorcy Pani/Pana danych i ich czas przechowywania:

1.        Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie osoby i podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa,

2.        Danedotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska,

3.        Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

4.        Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą w czasie określonym przepisami prawa, (100 lat dotyczące urodzenia i 80 lat dotyczące małżeństwa i zgonu),

·         Prawa Pani/Pana jako Podmiotu danych

1.        prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania,

2.        prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych w razie stwierdzenia naruszenia przepisów Rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO)

Opracował/a

Magdalena Dąbrowska

13.02.2020

Zatwierdził

Piotr Stańko

Osoba odpowiedzialna za aktualizację karty

Magdalena Dąbrowska